A estreita relação entre eficiência corporativa e eliminação de gargalos

A forma como pensamos para fazer as coisas é o “game change” de uma transformação.

E por qual motivo isso pode ser uma grande mudança? Porque boa parte das organizações são orientadas a processos. Ou seja, o foco das pessoas está em como fazer e cumprir processos.

Para ilustrar, há algumas semanas passada fiz uma compra num aplicativo de e-commerce e dei-me conta que algo ficou errado. Liguei para solicitar o ajuste, na inocente esperança de ser bem atendido, afinal sou um cliente antigo,que compra frequentemente. A resposta que obtive foi: “Senhor, aqui nós seguimos protocolos e infelizmente não podemos fazer essa alteração. Podemos cancelar seu pedido ,se preferir! ”. Fiquei chocado e, claro, deletei o App, cancelei minha conta e comprei no concorrente. Simples assim.

Essa história é só para ilustrar o foco das empresas no processo e não no pensamento de geração de valor para o cliente.

Dito isso, podemos entrar na questão chave sobre eliminação de gargalos, que é uma busca constante e um fator fundamental no modelo Lean e Ágil, visando  ganhar eficiência com base na forma como pensamos para realizar entregas de valor para o cliente.

Gargalos são, em  sua maioria, efeito do desequilíbrio entre demanda e capacity, normalmente influenciado pela estrutura organizacional, pelo fluxo de trabalho e pela cultura. Em outras palavras: pelo comportamento das pessoas.

Mas, como identificar esses gargalos?

Eu gosto de pensar no conceito de fluxo, como o fluxo de um rio. Em alguns pontos, o leito do rio é largo, mas em outros ele pode ser mais estreito ou fundo. O efeito é um acúmulo de água, que vai se represando, como um funil.

O rio também pode secar ou ser inundado por uma tromba d’água. Isso é, na verdade,  o equilíbrio entre demanda e capacity.

Portanto, questões como a escolha certa a respeito do  que fazer, tamanho dos lotes de trabalho, estabelecer corretamente limites de WIP (Work in Progress – Trabalho em Andamento), canalizando o trabalho para equipes fixas que conhecem a sua cadência e capacidade, são essenciais para tratar gargalos.

Por que os gargalos surgem?

Estrutura Organizacional 

Durante anos, a fim de buscar maior controle e gerenciar o crescimento, fomos empilhando cargos e departamentos como Silos, que podem gerar gargalos na maioria dos casos. Esse mesmo efeito vemos na comunicação da estratégia, as pessoas que estão mais próximas do “trabalho” e dos clientes não conseguem ver a relação das suas ações e decisões com a estratégia.

Controles e Processos rígidos são criados para corrigir falhas ao invés de atacar a causa raiz. Um exemplo clássico, é a forma de tratar problemas de qualidade. Para contornar esses obstáculos  alguns decidem aumentar processos de validação, criando silos como áreas de qualidade ou teste e processos ainda mais rígidos, ao invés de pensar em automação, colaboração e aprendizado, focando na causa raiz do problema.

O Micro Gerenciamento do trabalho também causa problemas de gargalos e impacta no fluxo de valor.

Queremos uma mudança de pensamento aqui, com esforços para gerenciar e criar um sistema capaz de habilitar o ambiente para que as pessoas realizem o trabalho pelo qual elas foram contratadas, sem a necessidade de um controle rígido de cada tarefa.

A construção de uma cultura ou novo jeito de pensar leva tempo

Eu acredito no poder dos times. Times com maturidade, empoderados, com práticas bem definidas e orientação correta são os principais agentes de melhoria do fluxo e eliminação de gargalos.

O Ágil é uma combinação de práticas e princípios. Quando os times entendem isso,  naturalmente vai se formando uma organização realmente ágil, com foco no cliente e valor.

Aproximas as pessoas da estratégia utilizando OKR gera maior engajamento e busca de eficiência na escolha do que fazer para entregar valor de verdade aos clientes.

Para finalizar, acredito que precisamos avaliar qual a relevância que damos a maturidade e autonomia dos times. Também é preciso uma reavaliação profunda na estrutura organizacional a respeito de quanto ela é capaz de habilitar a eficiência e valor para o cliente. Isso inclui direcionar as pessoas a pensarem todos os dias em como as coisas podem ser mais simples e como isso possibilita oferecer ao cliente o que ele realmente precisa. E, mais do que isso, entender que ser ágil é ser adaptável.

Uma empresa ágil não é aquela que apenas entrega mais rápido, mas aquela que também se adapta rapidamente às necessidades dos clientes e do mercado.